Operations & Administration Coördinator

Full time of part time | Scroll down for a French & English translation

Bij Liv The Label geloven we dat een sterk merk begint met een sterke organisatie. Achter onze collecties, winkel, webshop en B2B-verkoop gebeurt elke dag ontzettend veel. Daarom zoeken we een collega die energie haalt uit structuur, overzicht en verantwoordelijkheid.

We zijn op zoek naar iemand die ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt. Iemand die graag organiseert, nauwkeurig werkt en voldoening haalt uit een administratie en boekhouding die klopt. Je bent de verbindende schakel tussen fabrikanten, wholesale, flagship store, webshop en boekhouding en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen.

 

Wat ga je doen?

Productie-administratie

• Nieuwe collecties, samples en handelsgoederen administratief verwerken.
• Artikelen inlezen voor het verkoopseizoen.
• Etiketten opmaken en afdrukken.
• Ondersteunen bij prijsafspraken en onderhandelingen met fabrikanten.

B2B & aftersales

• Orders verwerken en doorgeven aan fabrikanten.
• Klachten afhandelen.
• Facturen en creditnota's opmaken.
• Administratieve opvolging van klanten.

Winkel

• Stocktransfers verwerken.
• Voorraad beheren en controleren.
• Kasboek bijhouden.

Personeelsadministratie

• Gewerkte uren bijhouden en doorgeven.
• Flexi-jobbers administratief inschrijven en opvolgen.

Boekhouding & finance

• Betalingen voorbereiden.
• Betalingen opvolgen in samenwerking het factoring-bedrijf.
• Administratie gestructureerd aanleveren aan de boekhouder.
• Heldere rapportages opstellen over verkoop, marketing en voorraad.
• Cijfers analyseren en meedenken over verbeteringen.

Algemene administratie

• Verzekeringen beheren.
• Contracten zoals gas, water en elektriciteit opvolgen en tijdig herzien.
• Administratieve processen mee bewaken en optimaliseren.

 

Wie ben jij?

Een jarenlange ervaring in boekhouding is geen must. Wat we vooral belangrijk vinden, is dat je van nature gestructureerd & leergierig bent, graag verantwoordelijkheid neemt en dus ook kan deligeren wanneer iets in het gedrang komt.

Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt ervan wanneer alles klopt. Je kunt goed prioriteiten stellen, werkt zelfstandig en behoudt het overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen. Je communiceert vlot en durft collega's aan te spreken wanneer je informatie nodig hebt om je werk correct uit te voeren.

Daarnaast vertaal je graag complexe cijfers naar overzichtelijke rapporten en haal je dan ook voldoening uit een goed georganiseerde administratie. Daarom is jouw kennis en ervaring met excel van groot belang.

 

Wat breng je mee?

• Ervaring in een administratieve of operationele functie is een grote plus.
• Je werkt vlot met Excel en Microsoft Office.
• Ervaring met een ERP-systeem is mooi meegenomen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Ervaring binnen retail of fashion is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

 

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een groeiend Belgisch modelabel waar je een belangrijke rol speelt binnen de dagelijkse werking van het bedrijf. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, ruimte om mee te denken en de kans om processen verder te verbeteren. We bieden een afwisselende functie binnen een ambitieus team, een aangename werksfeer midden in Antwerpen en een marktconforme verloning afgestemd op jouw ervaring

Interesse? Mail dan je CV en motivatie naar klaar@pure-agency.be

 

 

ENGLISH TRANSLATION 

Operations & Administration Coördinator

Full-time or Part-time | Liv The Label | Antwerp

 

At Liv The Label, we believe that a strong brand starts with a strong organization. Behind our collections, flagship store, webshop and B2B business, countless operations take place every day. That's why we're looking for someone who thrives on structure, organization and responsibility.

We're looking for a proactive team member who ensures everything runs smoothly behind the scenes. Someone who enjoys organizing, works accurately and takes pride in maintaining a well-structured administration and finance process. You'll be the link between our manufacturers, wholesale partners, flagship store, webshop and accounting, ensuring that all operational processes run efficiently.

 

Your responsibilities

Production Administration

• Process new collections, samples and merchandise administratively.
• Prepare products for each sales season.
• Create and print product labels.
• Support price negotiations and agreements with manufacturers.

B2B & Aftersales

• Process wholesale orders and communicate them to manufacturers.
• Handle customer complaints and aftersales requests.
• Prepare invoices and credit notes.
• Manage administrative follow-up with wholesale customers.

Retail Operations

• Process stock transfers.
• Monitor and manage inventory.
• Maintain the cash register records.

HR Administration

• Track and submit employees' working hours.
• Register and manage flexi-job employees administratively.

Finance & Accounting

• Prepare outgoing payments.
• Follow up incoming payments together with our factoring partner.
• Organize and prepare administration for the external accountant.
• Prepare clear reports on sales, marketing and inventory performance.
• Analyse figures and contribute ideas for process improvements.

General Administration

• Manage company insurance policies.
• Monitor and renew utility and service contracts (gas, water, electricity, etc.).
• Help optimize and maintain efficient administrative processes.

 

Who are you?

Extensive accounting experience isn't essential. What matters most is that you're naturally organized, eager to learn and enjoy taking ownership. You're comfortable taking responsibility while also knowing when to delegate if priorities shift.

You're detail-oriented, proactive and enjoy creating structure. You know how to prioritize, work independently and keep an overview, even when managing multiple tasks simultaneously. You're confident in communicating with colleagues and aren't afraid to ask the right questions to complete your work accurately.

You also enjoy translating complex figures into clear, actionable reports and take pride in maintaining an organized administration. Therefore, strong Excel skills are essential for this role.

 

What you'll bring

• Experience in an administrative or operational role is a strong advantage.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel.
• Experience with an ERP system is a plus.
• Fluent in Dutch, French and English, both spoken and written.
• Experience within retail or the fashion industry is a bonus, but not required.

 

What we offer

You'll become part of a growing Belgian fashion brand where you'll play an important role in the day-to-day operations of the business. You'll be given plenty of responsibility, the opportunity to contribute ideas and the freedom to improve existing processes.

We offer a varied position within an ambitious team, a pleasant working environment in the heart of Antwerp, and a competitive salary based on your experience.

Interested in joining Liv The Label? We'd love to hear from you. Send your CV and cover letter to klaar@pure-agency.be.

 

 

FRENCH TRANSLATION

Coordinateur(trice) Administration & Opérations

Temps plein ou temps partiel | Liv The Label | Anvers

 

Chez Liv The Label, nous sommes convaincus qu'une marque forte repose sur une organisation solide. Derrière nos collections, notre boutique, notre e-shop et notre activité B2B, de nombreuses opérations se déroulent chaque jour. C'est pourquoi nous recherchons une personne qui aime travailler avec structure, organisation et responsabilités.

Nous recherchons un(e) collègue qui veille au bon déroulement de toutes les activités en coulisses. Une personne organisée, rigoureuse et qui prend plaisir à assurer une administration et une gestion financière impeccables. Vous serez le lien entre nos fabricants, notre activité wholesale, notre flagship store, notre webshop et notre comptabilité, afin de garantir des processus efficaces.

 

Vos responsabilités

Administration de la production

• Assurer le suivi administratif des nouvelles collections, des échantillons et des marchandises.
• Encoder les articles pour chaque nouvelle saison de vente.
• Créer et imprimer les étiquettes produits.
• Participer aux négociations tarifaires avec les fabricants.

B2B & Service après-vente

• Traiter les commandes wholesale et les transmettre aux fabricants.
• Gérer les réclamations clients.
• Établir les factures et les notes de crédit.
• Assurer le suivi administratif de notre clientèle B2B.

Gestion du magasin

• Gérer les transferts de stock.
• Contrôler et gérer les niveaux de stock.
• Tenir le livre de caisse.

Administration du personnel

• Suivre et transmettre les heures prestées.
• Enregistrer et assurer le suivi administratif des flexi-jobbers.

Finance & Comptabilité

• Préparer les paiements.
• Assurer le suivi des paiements en collaboration avec notre société de factoring.
• Préparer une administration claire et structurée pour le comptable externe.
• Établir des rapports sur les ventes, le marketing et les stocks.
• Analyser les chiffres et proposer des améliorations des processus.

Administration générale

• Gérer les assurances de l'entreprise.
• Suivre et renouveler les contrats (gaz, eau, électricité, etc.).
• Participer à l'optimisation des processus administratifs.

 

Votre profil

Une longue expérience en comptabilité n'est pas indispensable. Ce qui compte avant tout, c'est que vous soyez naturellement organisé(e), curieux(se) d'apprendre et que vous aimiez prendre des responsabilités. Vous savez également déléguer lorsque la situation l'exige.

Vous êtes rigoureux(se), proactif(ve) et aimez que tout soit parfaitement organisé. Vous savez établir des priorités, travailler de manière autonome et garder une vue d'ensemble, même lorsque plusieurs dossiers sont en cours. Vous communiquez facilement avec vos collègues et n'hésitez pas à demander les informations nécessaires pour accomplir votre travail avec précision.

Vous aimez également transformer des données complexes en rapports clairs et appréciez une administration parfaitement structurée. Une excellente maîtrise d'Excel est donc essentielle pour ce poste.

 

Votre profil

• Une expérience dans une fonction administrative ou opérationnelle constitue un réel atout.
• Vous maîtrisez parfaitement Microsoft Office, en particulier Excel.
• Une expérience avec un système ERP est un plus.
• Vous maîtrisez le néerlandais, le français et l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Une expérience dans le secteur du retail ou de la mode est appréciée, mais n'est pas indispensable.

 

Ce que nous offrons

Vous rejoindrez une marque de mode belge en pleine croissance, où vous occuperez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Vous bénéficierez d'un large niveau de responsabilités, de la possibilité de proposer vos idées et de contribuer à l'amélioration de nos processus.

Nous vous offrons une fonction variée au sein d'une équipe ambitieuse, un environnement de travail agréable au cœur d'Anvers ainsi qu'une rémunération compétitive, adaptée à votre expérience.

 

Envie de rejoindre Liv The Label ?
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à klaar@pure-agency.be.