Finance & Accounting Coördinator

Full time of part time | Scroll down for a French & English translation

Bij Liv The Label geloven we dat een sterk merk begint met een sterke organisatie. Achter onze collecties, winkel, webshop en B2B-verkoop gebeurt elke dag ontzettend veel. Daarom zoeken we een collega die energie haalt uit structuur, overzicht en verantwoordelijkheid.

We zijn op zoek naar iemand die ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt met een hoog analytisch vermogen. Iemand die graag organiseert, nauwkeurig werkt en voldoening haalt uit een administratie en boekhouding die klopt. Je bent de verbindende schakel tussen fabrikanten, wholesale, flagship store, webshop en boekhouding en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen.

 

Wat ga je doen?

Boekhouding & finance

• Heldere analyses & rapportages opstellen over verkoop, marketing en voorraad.
• Betalingen voorbereiden.
• Betalingen opvolgen in samenwerking het factoring-bedrijf.
• Administratie gestructureerd aanleveren aan de boekhouder.
• Cijfers analyseren en meedenken over verbeteringen.

Productie-administratie

• Nieuwe collecties, samples en handelsgoederen administratief verwerken.
• Artikelen inlezen voor het verkoopseizoen.
• Etiketten opmaken en afdrukken.
• Ondersteunen bij prijsafspraken en onderhandelingen met fabrikanten.

B2B & aftersales

• Orders verwerken en doorgeven aan fabrikanten.
• Klachten afhandelen.
• Facturen en creditnota's opmaken.
• Administratieve opvolging van klanten.

Winkel

• Stocktransfers verwerken.
• Voorraad beheren en controleren.
• Kasboek bijhouden.

Personeelsadministratie

• Gewerkte uren bijhouden en doorgeven.
• Flexi-jobbers administratief inschrijven en opvolgen.

Algemene administratie

• Verzekeringen beheren.
• Contracten zoals gas, water en elektriciteit opvolgen en tijdig herzien.
• Administratieve processen mee bewaken en optimaliseren.

 

Wie ben jij?

Een jarenlange ervaring in boekhouding is geen must. Wat we vooral belangrijk vinden, is dat je van nature gestructureerd & leergierig bent, graag verantwoordelijkheid neemt en dus ook kan deligeren wanneer iets in het gedrang komt.

Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt ervan wanneer alles klopt. Je kunt goed prioriteiten stellen, werkt zelfstandig en behoudt het overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen. Je communiceert vlot en durft collega's aan te spreken wanneer je informatie nodig hebt om je werk correct uit te voeren.

Daarnaast vertaal je graag complexe cijfers naar overzichtelijke rapporten en haal je dan ook voldoening uit een goed georganiseerde administratie. Daarom is jouw kennis en ervaring met excel van groot belang.

 

Wat breng je mee?

• Ervaring in een administratieve of operationele functie is een grote plus.
• Je werkt vlot met Excel en Microsoft Office.
• Ervaring met een ERP-systeem is mooi meegenomen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Frans en Engels.
• Ervaring binnen retail of fashion is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

 

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een groeiend Belgisch modelabel waar je een belangrijke rol speelt binnen de dagelijkse werking van het bedrijf. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, ruimte om mee te denken en de kans om processen verder te verbeteren. We bieden een afwisselende functie binnen een ambitieus team, een aangename werksfeer midden in Antwerpen en een marktconforme verloning afgestemd op jouw ervaring

Interesse? Mail dan je CV en motivatie naar klaar@pure-agency.be

 

 

ENGLISH TRANSLATION 

Finance & Accounting Coördinator

Full-time or Part-time | Liv The Label | Antwerp

 

At Liv The Label, we believe that a strong brand starts with a strong organization. Behind our collections, flagship store, webshop and B2B business, countless operations take place every day. That's why we're looking for someone who thrives on structure, organization and responsibility.

We are looking for someone who ensures that everything runs smoothly behind the scenes, with a strong analytical mindset. Someone who enjoys organizing, works with precision, and takes pride in accurate administration and bookkeeping. You are the connecting link between manufacturers, wholesale, the flagship store, the webshop, and accounting, ensuring that processes run efficiently.

Your responsibilities

Finance & Accounting

• Prepare outgoing payments.
• Follow up incoming payments together with our factoring partner.
• Organize and prepare administration for the external accountant.
• Prepare clear reports on sales, marketing and inventory performance.
• Analyse figures and contribute ideas for process improvements.

Production Administration

• Process new collections, samples and merchandise administratively.
• Prepare products for each sales season.
• Create and print product labels.
• Support price negotiations and agreements with manufacturers.

B2B & Aftersales

• Process wholesale orders and communicate them to manufacturers.
• Handle customer complaints and aftersales requests.
• Prepare invoices and credit notes.
• Manage administrative follow-up with wholesale customers.

Retail Operations

• Process stock transfers.
• Monitor and manage inventory.
• Maintain the cash register records.

HR Administration

• Track and submit employees' working hours.
• Register and manage flexi-job employees administratively.

General Administration

• Manage company insurance policies.
• Monitor and renew utility and service contracts (gas, water, electricity, etc.).
• Help optimize and maintain efficient administrative processes.

 

Who are you?

Extensive accounting experience isn't essential. What matters most is that you're naturally organized, eager to learn and enjoy taking ownership. You're comfortable taking responsibility while also knowing when to delegate if priorities shift.

You're detail-oriented, proactive and enjoy creating structure. You know how to prioritize, work independently and keep an overview, even when managing multiple tasks simultaneously. You're confident in communicating with colleagues and aren't afraid to ask the right questions to complete your work accurately.

You also enjoy translating complex figures into clear, actionable reports and take pride in maintaining an organized administration. Therefore, strong Excel skills are essential for this role.

 

What you'll bring

• Experience in an administrative or operational role is a strong advantage.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel.
• Experience with an ERP system is a plus.
• Fluent in Dutch, French and English, both spoken and written.
• Experience within retail or the fashion industry is a bonus, but not required.

 

What we offer

You'll become part of a growing Belgian fashion brand where you'll play an important role in the day-to-day operations of the business. You'll be given plenty of responsibility, the opportunity to contribute ideas and the freedom to improve existing processes.

We offer a varied position within an ambitious team, a pleasant working environment in the heart of Antwerp, and a competitive salary based on your experience.

Interested in joining Liv The Label? We'd love to hear from you. Send your CV and cover letter to klaar@pure-agency.be.